Wzorem dokumentu możemy nazwać każdy model, na podstawie którego był utworzony inny dokument. Użycie takiego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy również zmniejszyć sytuacje wystąpienia przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.

Szczególnym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, jakie zachodzą między poszczególnymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy akt prawny często nazywany jest dowodem, gdyż na jego podstawie mamy możliwość dowodzić swoich pretensji zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.

I tak oto mamy możliwość pogrupować je na:

Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w oryginale kontrahentowi,
Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej stworzone zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,
Korygujące.

Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję także jako fundament zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Powinny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny mieć w żadnym razie omyłek, poprawek czy prób wymazania informacji. Dokument z powyższymi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.

Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:

Datę zdarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego,
Sprecyzowany typ dowodu,
Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
Numer identyfikacyjny dokumentu,
Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
Adnotację stwierdzającą weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi być przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i organów kontroli, ale także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.