Wzorem dokumentu możemy mianować każdy model, na podstawie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie niniejszego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić okres tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość także zmniejszyć ryzyko wystąpienia przekłamań w dokumencie, który wystawiamy.

Specyficznym rodzajem dokumentu, jest dokument księgowy, jaki powstaje w sytuacji utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, które zachodzą między określonymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często zwany jest dowodem, gdyż na jego kanwie możemy dowodzić swoich postulatów zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.

I tak oto mamy możliwość podzielić je na:

Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,,
Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
Korygujące.

Dowody rachunkowe pełnią bardzo ważną funkcję również jako fundament sprawozdania finansowego i źródło analizy finansowej. Powinny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym wypadku przekłamań, poprawek lub prób wymazania danych. Dokument z powyższymi zmianami można bardzo łatwo podważyć.

Dowód rachunkowy musi posiadać m.in.:

Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
Czas wydarzenia i czas stworzenia dowodu księgowego,
Sprecyzowany rodzaj dowodu,
Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
Numer identyfikacyjny dokumentu,
Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
Zapis stwierdzający kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien być przygotowany w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.